Decision support system

Nama                           : Cicha Dwi Anjasmara

NIM                            : 43116010235

Mata Kuliah                :  Sistem Informasi Manajemen

Dosen Pengampu        : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Universitas                  : UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA

Blue Bird pada saat ini meningkatkan diversifikasi  produknya ke jasa angkutan non-penumpang Blue Bird dengan menyediakan jasa Truk Container, yaitu Iron Bird dan Angkutan Kontenindo Antarmoda. Di luar usaha  transportasi primer, Blue Bird juga telah mendirikan Holiday Resort Lombok, dan perusahaan manufacture otomotif seperti Everlite, Restu Ibu, Ziegler Indonesia, serta  usaha service lain seperti Jasa Alam, Gas Biru, dan Ritra Konnas Freight Centre. Perusahaan transportasi Blue Bird berhasil mengimplemantasikan solusi  Business Intelligent (BI), yakni SAP NetWeaver Business Intelligent (SAP NetWeaver  BI).  Ini merupakan suatu solusi yang mengolah data mentah menjadi informasi  pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu  memberikan gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda  dari para pengguna, professional TI dan manajemen senior. Solusi ini disediakan  melalui teknologi portal enterprise dan menyediakan kepada para penggunanya suatu infrastruktur andal, peralatan yang komprehensif, kemampuan untuk melakukan perencanaan dan simulasi, serta fungsionalitas data-warehousing.

Aplikasi Business  Intelligent diperlukan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan  menyediakan akses ke data guna membantu penggunanya mengambil keputusan bisnis  secara akurat.  SAP (System Application and Product) adalah software ERP (Enterprise  Resources Planning), yaitu merupakan tools IT dan manajemen dalam membantu  pencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan, serta merupakan  software yang diimplementasikan untuk mendukung organisasi dalam menjalankan  kegiatan operasional secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari serangkaian modul  aplikasi yang mampu mendukung semua transaksi perusahaan. Semua modul dalam  aplikasi SAP dapat diintegrasikan secara terpadu antara satu dengan lainnya serta  memungkinkan ketersediaan data yang akurat dan aktual.  ERP merupakan suatu perangkat lunak yang didesain untuk memadukan proses  bisnis yang ada, pengunaan database perusahaan untuk menghasilkan informasi yang  valid. ERP dan Business Intelligence mempunyai keterkaitan, ERP merupakan sistem  yang menintegrasikan seluruh sistem yang ada dalam suatu perusahaan untuk  mendapatkan informasi yang benar dan digunakan untuk pengambilan keputusan.  

Proses implementasi Business Intelligent di Blue Bird Group dapat berjalan dengan baik  karena garis besar cakupan proyek dan indikator kinerja kunci perusahaan sangat jelas.  Di samping itu, proses implementasi secara hirarki dan dengan dukungan tenaga-tenaga  konsultan yang professional dan berkualitas juga menjadi faktor penting dalam keberhasilan proses implementasi. Konsultan yang andal memahami bahwa pendekatan  dari bottom up untuk mengimplementasikan business intelligent akan membutuhkan  waktu yang panjang. Sedangkan metode top down merupakan metode yang tepat untuk  mengimplementasikan Business Intelligent.  Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk modul-modul  Financial Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitability Analysis (CO PA) Plant  Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan “Taximeter  System” dari legacy VB sistem perusahaan. Proses implementasi dilakukan oleh Hermis  consulting. Pada fase pertama, SAP NetWeaver BI “GO Live”.

Mengingat pertumbuhan  bisnis yang kian kompleks, Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Business Suite, yang membantu perusahaan mengonsolidasikan operasional yang terdiri dari 28  cabang perusahaan, lebih dari 70 pool. Setelah itu, Blue Bird Group membutuhkan  suatu sistem yang mampu mengelola laporan-laporan yang dihasilkan SAP Business  Suite guna menjadi informasi akurat yang dapat diakses secara cepat dan tepat untuk  proses pembuatan keputusan. Blue Bird selanjutnya menginstal SAP NetWeaver BI  sebagai suatu solusi yang membantu perusahaan untuk mendapatkan manfaat yang  maksimal dari sistem SAP-nya. Melalui implementasi solusi tersebut, Blue Bird berkeinginan memiliki suatu solusi BI yang memberikan fungsionalitas menyeluruh dan  terbaik, serta di saat yang bersamaan juga menyediakan fitur-fitur bagi kebutuhan   spesifik industri. Disamping itu, solusi harus mampu mengintegrasikan data dari  berbagai perusahaan dan mentransformasikan ke dalam bentuk yang dapat dipraktekan,  informasi bisnis yang tepat waktu untuk mendorong proses pembuatan keputusan, serta  menghasilkan tindakan-tindakan yang strategis dan bisnis yang solid.  Kelompok usaha Blue Bird telah mengumumkan rampungnya  pengimplementasian solusi peranti lunak SAP dalam sistem Teknologi Informasi  mereka. Sebagai perusahaan transportasi yang armadanya mencapai lebih dari 15.000  kendaraan, Blue Bird memerlukan solusi TI yang handal untuk memantau banyak hal  dalam operasionalnya sehari-harinya, Order pelanggan, kendaraan yang beroperasi dan yang dalam perawatan, sampai konsumsi bahan bakar, perlu terdata dengan baik.  Dengan tujuan integrasi dan akurasi data, solusi MySAP Business Suite dimanfaatkan  Blue Bird untuk menangani semua itu. MySAP Business Suite merupakan solusi peranti  lunak dengan fungsi luas. Dengannya, Blue Bird dapat memonitor banyak informasi  penting secara mudah dan tepat waktu. Data tersebut akan tersedia sesuai dengan  informasi yang diperlukan oleh jajaran management untuk membuat keputusan secara  cepat. Ini tentu meningkatkan efisiensi perusahaan. Implementasi mySAP Business  Suite tersebut meliputi fungsi keuangan, controlling, sales & distribution, material  management dan fleet management.

Di samping itu, SAP secara khusus  mengembangkan dua fungsi lain untuk Blue Bird, yakni Driver Management dan  Operation & Reservation Management agar bisa disatukan dengan sistem mereka yang  berbasiskan Visual Basic. Implementasi SAP dapat membawa perubahan besar bagi  perusahaan ini. Dapat dibayangkan hanya dengan mengklik sebuah tombol, maka dapat  melihat visibilitas di seluruh operasional perusahaan. Blue Bird Group merintis penggunaan MDT (Mobile Data Transfer) dan GPS  sebagai instrument pelengkap di taksinya. MDT mirip seperti pager, dimana setiap  informasi yang terkait dengan pengemudi akan tampil dilayarnya. MDT juga  merupakan alat penangkap order dalam radius 3-4 km untuk setiap order yang dilelang  via data komputer, sehingga tidak ada istilah lagi pengemudi berebut order atau  spekulasi posisi taksi yang terlalu jauh dari tempat jemput konsumen. Pada saat ini 50%  lebih mobil-mobil Blue Bird sudah dilengkapi dengan teknologi global positioning  system (GPS) yang dapat memantau keberadaan mobil di jalan raya. Dengan alat ini  mobil dapat dilacak di manapun keberadaannya. Selain memudahkan para pengemudi,  penumpang juga merasa lebih terlindungi jika menggunakan Blue Bird. Sampai saat ini  masih sedikit perusahaan taksi lainnya yang menggunakan GPS dikarenakan biayanya  sangat tinggi dan harga GPS per unit mobil adalah Rp 15 juta. Pihak manajemen merencanakan semua taksi Blue Bird akan dilengkapi dengan sistem GPS. Salah satu  strategi yang digunakan Blue Bird didalam memelihara loyalitas pelanggannya ialah  dengan menyediakan credit voucher yang tidak hanya untuk korporat saja, namun juga  untuk perorangan. Pihaknya juga hendak menyediakan tabel diskon tertentu. Pelanggan  yang loyal pada Blue Bird dengan program ini akan dapat menggunakan taksi dengan  harga diskon, besarannya bervariasi antara 5%-15%.

 Pada saat ini Blue Bird memiliki  pelanggan korporat lebih dari 650 perusahaan. Selama ini banyak masyarakat yang  mengenal Blue Bird memang bukan karena tarifnya yang murah, melainkan karena  nyaman, aman, berkualitas dan lain sebagainya. Sebagai langkah akhir, yang dapat  dilakukan Blue Bird untuk mempertahankan adalah dengan meningkatkan kualitas  layanan yang aman dan nyaman. Untuk menjamin hal tersebut, pihak Blue Bird sering  menggunakan mistery shopper atau penumpang yang diminta untuk menguji sopir.  Seiring dengan itu, pelatihan bagi para pengemudi mengenai pentingnya layanan pun  terus digencarkan guna memberikan yang terbaik bagi pelanggan. Basis usaha Blue  Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi dan alat angkutan /  kendaraan. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para  pengemudi-nya. Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga menjalankan  fungsi sebagai customer service dan sales force, karena mau tidak mau, para pengemudi  inilah yang akan berhadapan langsung dengan penumpang / customer. Para pengemudi  di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun. Sehingga tidak heran bila masyarakat  mengenal Blue Bird karena para pengemudinya yang baik dan jujur.

IMPLEMENTASI DSS DI DUNIA KERJA

Konsep implementasi DSS di dunia kerja yang kali ini diambil oleh penulis adalah penerapan Business Intelligence dalam pengumpulan data serta presentasi data dalam suatu bentuk Dashboard. Bidang industri perusahaan yang dijadikan contoh adalah maskapai penerbangan atau airline industry.

Teknologi aplikasi yang digunakan adalah system aplikasi berbasis web dan dapat diakses pada suatu URL tertentu dari PC/laptop/tablet milik pengguna dengan kapasitas minimum, kapan saja dan dimana saja pengguna berada.

Metodologi, proses serta perangkat pelaporan Business Intelligence atau BI adalah komponen kunci yang memberikan analisa data, pelaporan dan monitoring yang kaya kepada pengguna sistem.

Secara garis besar, proses yang terjadi kurang lebih adalah seperti digambarkan dalam diagram dibawah ini, dimana;

System akan mengumpulkan semua data baik data master dan juga data transaksi dari setiap aplikasi yang digunakan semua departemen dalam perusahaan, untuk kemudian dilakukan analisis What-if tergantung dari laporan apa yang diinginkan oleh pihak manajemen.

Hasil analisis tersebut akan menentukan keputusan apa yang harus diambil oleh manajemen.

Terlihat dibawah, berbagai departemen yang mengaksesnya antara lain Personalia (Human Resource/HRD), Keuangan (Accounting), Produksi/Operasional, Pemasaran/Marketing, Distribusi/Pengiriman, serta divisi lain, yang semuanya berada dibawah manajemen perusahaan.

Alur DSS untuk Sistem Informasi Akuntansi

Struktur Alur Data Dalam Aplikasi Business Intelligence

Pelaporan yang ingin dilihat oleh tingkat manager dalam manajemen perusahaan tersebut akan tampil dalam aplikasi Dashboard yang interaktif dan dapat dikustomisasi sesuai keinginan user/ pengguna aplikasi. Contoh dashboard tersebut adalah seperti dibawah ini.

Sebelumnya, perlu diingat bahwa aplikasi dashboard juga memiliki beragam kategori per divisi, dimana setiap divisi/departemen dalam suatu perusahaan biasanya menggunakan jenis data yang berbeda, serta mengakses data dalam cara yang berbeda pula. Laporan dan hasil analisis yang diperlukan juga otomatis berbeda, begitu pula bentuk pelaporan yang diperlukan tiap-tiap divisi tersebut, sebagaimana digambarkan dalam diagram dibawah.

Pembagian Kategori Dashboard Berdasarkan Penitikberatan Pengambilan Informasi Perusahaan

Manfaat Penggunaan Aplikasi Terapan DSS/Decision Support System dalam Bentuk Business Intelligence Dashboard;

Mempermudah dilakukannya analisa terhadap data master dan juga data transaksi perusahaan untuk kemudian menghasilkan berbagai laporan yang akan mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen perusahaan.

Memberikan tampilan yang lebih enak dilihat dan lebih professional yang disesuaikan dengan kultur serta bidang bisnis perusahaan yang menggunakan aplikasi ini.

Memberikan informasi terkini terhadap pergerakan angka-angka dalam perusahaan, atau bahkan bersifat real-time. Contohnya dalam hal ini; adalah pergerakan angka penjualan tiket pesawat setiap harinya, atau pergerakan angka kedatangan dan keberangkatan pesawat dari seluruh bandara di Indonesia (hasil kegiatan operasional perusahaan).

Contoh implementasi aplikasi Business Intelligence – Dashboard sebagai ajuan system pendukung keputusan/decision support system yang hendak diimplementasikan dalam perusahaan:

Prototipe Tampilan Dashboard untuk Pengaplikasian Business Intelligence bagi Sistem Pendukung Keputusan, Dibuat Menggunakan Tool Xcelcius Disambungkan ke Warehouse SAP-Business Intelligence

Elemen-elemen yang ditampilkan:

Grafik keseluruhan angka penjualan tiket yang dihasilkan tim Sales setiap harinya dimana manajemen dapat meilhat pergerakan terakhir yang terjadi satu jam sebelum pengaksesan dashboard.

Grafik keseluruhan angka penjualan tiket yang dihasilkan pada satu hari sebelum pengaksesan dashboard (H-1)

Grafik keseluruhan angka penjualan secara mingguan (pergerakan mingguan).

Grafik keseluruhan angka penjualan secara bulanan (pergerakan bulanan).

Grafik keseluruhan angka penjualan secara tahunan (pergerakan tahunan).

Grafik penjualan per staff sales untuk mengukur kinerja masing-masing personel.

Grafik pembelian dari setiap klien yang kategorinya adalah:

Pembelian per klien Travel Agent

Pembelian per perusahaan

Pembelian per wilayah kota penjualan di Indonesia; semua kota yang memiliki bandara (missal Jakarta, Bandung, Surabaya, dan lainnya).

Decision Support System (DSS) dalam bahasa Indonesia biasa disebut sebagai sistem pendukung keputusan merupakan bagian dari sistem informasi berbasis komputer yang digunakan untuk mendukung bisnis atau kegiatan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

DSS termasuk kedalam sistem yang berbasis pengetahuan. Rancangan DSS yang baik adalah sebuah sistem berbasis software interaktif yang ditujukan untuk mampu membantu pengambil keputusan mengkompilasi informasi yang berguna dari kombinasi data-data yang masih mentah, dokumen dan pengetahuan pribadi atau model bisnis untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah serta membuat keputusan.

Tujuan dari DSS itu sendiri adalah melayani manajemen, operasi, tingkat perencanaan organisasi, meningkatkan efektifitas dalam pengambilan keputusan dan membantu orang membuat keputusan tentang masalah yang mungkin berubah dengan cepat dan tidak mudah diselesaikan.

Sistem Pendukung Keputusan Menurut Ahli

Menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang dapat mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, orientasi perencanaan masa depan berorientasi keputusan, dan digunakan pada waktu yang tidak biasa.

Fungsi Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

Secara global dapat dikatakan bahwa fungsi dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah untuk meningkatkan kemampuan para pengambil keputusan dengan memberikan alternatif-alternatif keputusan yang lebih banyak atau lebih baik, sehingga dapat membantu untuk merumuskan masalah dan keadaan yang dihadapi. Dengan demikian Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya. Jadi dapatlah dikatakan secara singkat bahwa tujuan Sistem Penunjang Keputusan adalah untuk meningkatkan efektivitas (do the right things) dan efesiensi (do the things right) dalam pengambilan keputusan. Walaupun demikian penekanan dari suatu Sistem Penunjang Keputusan (SPK) adalah pada peningkatan efektivitas dari pengambilan keputusan dari pada efisiensinya.

Manfaat Sistem Pendukung Keputusan

SPK dapat memberikan berbagai manfaat dan keuntungan. Manfaat yang dapat diambil dari SPK adalah :

1. SPK memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data / informasi bagi pemakainya.
2. SPK membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah, terutama dalam berbagai isu yang sangat kompleks dan tidak terstruktur.
3. SPK dapat menghasilkan solusi yang lebih cepat dan hasil yang lebih dapat diandalkan.
4. Walaupun suatu SPK mungkin tidak dapat memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, tapi dia bisa menjadi stimulan bagi para pengambil keputusan dalam memahami masalah, karena mampu menghadirkan berbagai solusi alternatif.

Contoh kasus dalam tipe-tipe proses pengambilan keputusan

Dalam sepanjang hidupnya manusia selalu   dihadapkan   pada   pilihan-pilihan   atau   alternatif dan   pengambilan keputusan. Hal ini sejalan dengan teori real life choice,yang menyatakan dalam  kehidupan  sehari-hari  manusia  melakukan  atau  membuat pilihan-pilihan  di  antara sejumlah  alternatif.  Pilihan-pilihan  tersebut  biasanya berkaitan dengan alternatif dalam penyelesaian masalah  yakni upaya untuk menutup  terjadinya kesenjangan  antara  keadaan  saat  ini  dan  keadaan  yang diinginkan. Begitu pula dengan perusahaan. Perusahaan juga butuh mengambil keputusan-keputusan yang nantinya akan mempengaruhi perusahaan itu ke depannya. Dan tentunya dalam pengambilan keputusan, keputusan-keputusan tersebut harus dipikirkan secara matang terlebih dahulu agar tidak merugikan perusahaan tersebut dan pihak-pihak yang terkait.

Pengambilan keputusan secara universal didefinisikan sebagai pemilihan diantara berbagai alternative. Pengertian ini mencakup baik pembuatan pilihan maupun pemecahan masalah. Tipe Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur yaitu keputusan yang berulang- ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah. Contoh : Manajer produksi dari PT. XYZ selalu melakukan kegiatan rutin disetiap awal bulan, yaitu dengan melakukan pembelian bahan baku untuk persediaan.
2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur yaitu keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan – perhitungan serta analisis yg terperinci. Contoh : Pak Darwin adalah seorang Menejer Keuangan pada PT. Arta. Pekerjaan pada devisi keuangan mengharuskan Pak Darwin harus cermat dalam menginvestasikan serta mengolah keuangan pada PT. Arta. Pada saat itu diharuskan penggantian mesin di pabrik dan harus menghitungan dengan cermat sebelum melakukan investasi pada mesin yang akan dibeli agar investasi yang dilakukan tidak merugikan perusahaan.  Maka Pak Darwin harus melakukan keputusan untuk menginvestasikan keuangan perushaan secara cermat.
3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur yaitu keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Contoh : Pak Andre adalah seorang Presiden Direktur PT. Angkasa. Ia harus selalu bisa mengambil keputusan dengan cepat demi kelangsungan perusahaannya. Pengambilan keputusan yang dia ambil berdasarkan informasi pasar yang harus selalu ia dengan dan ketahui. Contohnya adalah harga saham yang selalu berubah. Dia harus bisa menyesuaikan keuangan perusahaan agar harga saham perusahaan pada bursa efek bisa selalu stabil.

Daftar Pustaka

Vionnamartha, 2017, “Istem Informnasi Perusahaan Taksi Blue Bird”, https://vionamartha.wordpress.com/2017/10/05/sistem-informasi-manajemen-perusahaan-taksi-blue-bird/, diakses pada 05 Desember 2018, jam 21.21.

Anonym, “Decision Support system Pendukung Keputusan”, https://ag92110007.wordpress.com/decision-support-system-sistem-pendukung-keputusan/, diakses pada 05 Desember 2018, jam 21.15.

Anonym, “apa yang dimaksud dengan sistem pendukung keputusan atau decision sipport system”, https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-sistem-pendukung-keputusan-atau-decision-support-system/15153,diakses pada 05 Desember 2018, jam 20.58.

Anonym, “ sistem pendukung keputusan beserta komponen manfaat dan tujuannya lengkap”,  https://www.gurupendidikan.co.id/sistem-pendukung-keputusan-beserta-komponen-manfaat-dan-tujuannya-lengkap/, diakses pada 05 Desember 2018, jam 21.07.

Anonym, “pengerian dan fungsi sistem pendukung”, http://simple25life.blogspot.com/2015/05/pengertian-dan-fungsi-sistem-pendukung.html, diakses pada 05 desember 2018, jam 21.05.

https://giansister.wordpress.com/2017/10/16/pengertian-sistem-pengambil-keputusan-spk-beserta-contohnya/ 21.10