sistem dan komponen sistem informasi di perusahaan

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem dan Komponen Sistem Informasi

Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Disusun oleh :

Cicha Dwi Anjasmara                                    43116010235

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS – MANAJEMEN S1
UNIVERSITAS  MERCU BUANA JAKRTA

2018

Menurut O’Brien (2009) terdapat beberapa jenis sistem informasi, yaitu:

Sistem pakar, yaitu sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran dan bertindak seperti konsultan. Contoh: aplikasi penasihat kredit.

·         Sistem Manajemen Pengetahuan

Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis di lingkungan perusahaan.

Contoh: akses pada strategi proposal penjualan.

·         Sistem Informasi Strategis

Sistem yang mendukung operasional perusahaan dan proses manajemen yang memberikan produk, layanan, dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif.

Contoh: perdagangan saham online.

·         Sistem Bisnis Fungsional

Sistem yang mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas berbagai fungsi bisnis perusahaan.

Contoh: sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, dan pemasaran.

Komponen-komponen penting yang menyusun sistem informasi perusahaan

·         Database yang terintegrasi
Database yang terintegrasi ini adalah database yang sama yang digunakan oleh semua lini perusahaan.
Bagian sales order, pengiriman, purchase order, inventory, finance dan akuntansi menggunakan aplikasi dan database yang sama. Data yang sudah disahkan pada modul sales_order dapat dilihat pada modul inventory, data pembayaran pelanggan yang diinput pada bagian finance dapat dilihat oleh sales yang bersangkutan. Dengan database yang terintegrasi dan realtime, maka top manajemen dapat melihat data secara cepat untuk mengambil keputusan.

·         Akses yang aman ke database.
Pastikan akses ke database sesuai dengan wewenang tiap pengguna, jangan sampai ada pihak yang tidak berwenang mengubah isi database.

·         Bisnis proses yang terdokumentasi.
Proses bisnis perusahaan harus terdokumentasi dengan baik.
Pastikan proses bisnis di dalam dan antar bagian dicetak dengan rapi dan mudah dipahami. Proses bisnis harus digambarkan secara jelas mulai dari sales_order, inventory, pengiriman, keuangan, akuntansi dan bagian-bagian lain

·         Pengendalian terhadap aplikasi.
Aplikasi harus mendukung proses pengendalian internal perusahaan.
Ada staf yang menginput transaksi dan ada juga staf yang mengesahkan transaksi.
Hindari proses transaksi yang hanya melibatkan satu staf.

·         Pengendalian internal perusahaan.
Selain pengendalian internal aplikasi, pengendalian internal perusahaan perlu juga dilakukan supaya tidak ada kerjasama yang memberi peluang penggelapan asset perusahaan.
Pengendalian internal misalnya perputaran tugas, mewajibkan cuti dan lain sebagainya.

Elemen - elemen Penunjang SIM

Ada beberapa komponen-komponen dalam pendukung SIM, yaitu :

1) Sistem Database
 Database memuat seluruh data perusahaan yang peranannya sangat penting, bagi kelancaran organisasi, sehingga dibutuhkan suatu manajemen pengolahan yang baik.

2) Decission Support System
Didefinisikan sebagi penerapan system informasi yang membantu aktivitas pengambilan keputusan. DSS di gunakan dalam perencanaan untuk menganalisis alternative serta pemecahan melalui salah satu sistem yang ada.

3) Information Resource Management ( IRM )
Merupakan cara pendekatan terhadap manajemen yang didasarkan atas konsep pemikiran bahwa informasi merupakan sebuah konsep organisatoris. Ruang lingkup IRM mencakup komunikasi data dan pemprosesan kata.

4) User Machine System
Diartikan bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam pengambilan keputusan.

5) Synergystic Organization
Merupakan sifat pengaturan kerjasama sehingga hasil produksi total dari seluruh anggota organisasi ( totalitas ) lebih besar daripada jumlah hasil anggota organisasi itu.

• Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional

Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
b. Sistem Pelaporan Manajemen
c. Sistem Database
d. Sistem Pencarian
e. Manajemen Data

• Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik

Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:

a. Perangkat keras:
•        Komputer (CPU, Memory)
•        Pesawat Telepon
•        Peralatan penyimpan data (Decoder)

b. Perangkat lunak
•        Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
•        Program aplikasi

c. DataBase
•        File-file tempat penyimpanan data dan informasi
•        Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.

d. Prosedur pengoperasian
•        Instruksi untuk pemakai
•        Instruksi penyiapan data sebagai input
•        Instruksi operasional

e. Personalia pengoperasian
•        Operator
•        Programmer
•        Analisa sistem
•        Personalia penyiapan data
•        Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.

       Definisi SIM

Sistem berasal dari kata yunani (sustema) dan bahasa latin (systema) yang mempunyai arti suatu susunan
yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempemudah kegiatan-kegiatan utama organisasi atau institusi.

Informasi adalah data yang telah diproses atau diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna.
Data adalah fakta-fakta, statistik-statistik, atau angka-angka yang dapat menimbulkan informasi.

Manajemen :
•       Sebagai Subyek : Manajemen adalah orang atau orang-orang yang melaksanakan kegiatan tersebut.
•        Sebagai Proses : Manajemen adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama.

Sitem Informasi Manajemen (SIM)  adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambil keputusan.

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN UNTUK MENUNJANG STRATEGISNYA

Semakin besarnya persaingan dunia usaha pada era globalisasi saat ini, menuntut perusahaan memberikan pelayanan optimal, baik dalam bentuk harga, kualitas, waktu pemesanan, serta informasi. Hal ini, menyebabkan masing-masing perusahaan berusaha untuk menerapkan sistem informasi yang dianggap sebagai salah satu suatu penunjang keunggulan kompetitif perusahaan. Kemajuan teknologi yang demikian pesatnya semakin menambah peranan sistem informasi di segala bidang. Mulai dari pendidikan hingga bisnis di perusahaan. peranan utama sistem informasi itu sendiri untuk mendukung operasi bisnis, mendukung keperluan managerial, dan mendukung keunggulan strategis. Jadi sudah sewajarnya teknologi informasi digunakan oleh banyak pihak.

Penerapan sistem informasi akan berjalan apabila adanya keterpaduan dari masing-masing peranan utama sistem informasi tersebut. Pada bagian dibawah ini, akan dibahas lebih mendalam mengenai  tiga peranan sistem informasi.

Adapun peranan-peranan tersebut adalah  :

1) Mendukung proses dan operasi bisnis

2) Mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis

3) Mendukung Berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif .

1. Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis

Sistem Informasi Operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.

Ø  Transaction Processing Systems

Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.

Ø  Process Control Systems

Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer.

Ø  Office Automation Systems

Office automation systems (OAS) mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik (electronic mail), teleconferencing, dan lain-lain.

2.      Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen.

Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah menidakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:

·         Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision making).

·         Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk mengatur penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus dilihat sebagai suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.

Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam yakni:

Ø  Information Reporting Systems

Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.

Ø  Decision Support Systems

Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.

Ø  Executive Information Systems

Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’brien, 2000).

3.        Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis

Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa (1) persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari perusahaan baru, (3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan (5) kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun upaya peamsaran yang mengarah kepada competitive advantage strategies. Hubungan kelima faktor tersebut dapat digambarkan seperti pada gambar 2 berikut.

Peran Strategis Untuk Sistem Informasi

Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan efisiensi operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan (3) membangun sumber-sumber informasi strategis.

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership).

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

3. Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.

KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI

Karakteristik Sistem Informasi Manajemen :

Definisi dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang diperlukan oleh suatu organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusan serta mendukung berbagai straetegi untuk keunggulan kompetitif.

Sedangkan karakteristik dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) itu sendiri adalah :

v  SIM mendukung pengambilan keputusan terstruktur pada tingkat kendali operasional dan manajemen. Juga berguna untuk tujuan-tujuan perencanaan bagi manajer senior.

v  Biasanya berorientasi pada pelaporan dan pengendalian.

v  SIM bergantung pada basis data dan alur data yang telah tersedia di perusahaan.

v  SIM memiliki kapabilitas analitik.

v  SIM secara umum membantu dalam pengambilan keputusan menggunakan data saat ini dan masa lalu.

v  SIM bisa memiliki orientasi internal atau eksternal.

Karakteristik Sistem Pengambilan Keputusan (SPK) :

Definisi SPK

SPK membantu para manajer untuk mengambil keputusan yang semi terstruktur, unik, atau berubah dengan cepat, dan tidak dapat ditentukan dengan mudah di awal. Karakteristik Sistem Pengambilan Keputusan (SPK) :

v  Harus mampu memberikan gambaran bisnis yang seimbang (balanced).

v  Mampu memberikan pandangan yang ringkas terhadap kinerja organisasi.

v  Harus multidimensional

v  Komprehensif

v  Mampu menyediakan integrasi secara vertikal maupun horizontal

v  Teringrasi dengan proses-proses bisnis

v  Mampu mengukur hasil serta pemicu kinerja.

v  Merupakan sistem yang dinamis

v  Mampu memperkaya learning & growth

v  Harus konsisten dengan teknik-teknik manajemen dan prakarsa-prakarsa penyempurnaannya.

v  Harus lebih bisa dianggap lebih cost effective terhadap isu-isu quantification & automation.

v  Harus proaktif

v  Harus mudah diimplementasikan.

KEUNGGULAN KOMPETITIF

Menurut Tangkilisan, keunggulan kompetitif adalah menunjuk pada kemampuan sebuah organisasi untuk memformulasikan strategi yang menempatkannya pada suatu posisi yang menguntungkan berkaitan dengan perusahaan lainnya. Keunggulan kompetitif muncul bila pelanggan merasa bahwa mereka menerima nilai lebih dari transaksi yang dilakukan dengan sebuah organisasi pesaingnya.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia oleh Badudu-Zain, dinyatakn bahwa keunggulan kompetitif bersifat kompetisi dan bersifat persaingan. Bertitik tolak dari kedua sumber diatas bahwa keunggulan kompetitif adalah keunggulan yang dimiliki oleh organisasi dimana keunggulannya dipergunakan untuk berkompetisi dan bersaing dengan organisasi lainnya untuk mendapatkan sesuatu.

Keunggulan kompetitif adalah merujuk pada kemampuan sebuah organisasi untuk memformulasikan strategi yang menempatkannya pada suatu posisi yang menguntungkan berkaitan dengan perusahaan lainnya. Keunggulan kompetitif muncul bila pelanggan merasa bahwa mereka menerima nilai lebih dari transaksi yang dilakukan dengan sebuah organisasi pesaingnya (Setiawan, 2006). Kemudian di dalam Kamus Bahasa Indonesia, dinyatakan bahwa keunggulan kompetitif bersifat kompetisi dan bersifat persaingan.

Kekuatan menentukan daya tarik

Persaingan dalam industri di Indonesia semakin berkembang dengan adanya pesaing lama yang memperluas pasarnya dan pesaing-pesaing baru muncul untuk merebut pasar dari pesaing lama, sehingga masing-masing perusahaan berusaha mempertahankan posisi pasar untuk berhadapan dengan pesaing-pesaing. Berikut ini Michael Porter mengidentifikasikan lima kekuatan dalam menentukan daya tarik struktural segmen yaitu:

Ø  Pendatang baru

Pesaing baru memiliki hambatan-hambatan dalam memasuki pasar karena dalam memasuki pasar, suatu produk memerlukan diferensiasi dari produk pesaing, juga dibutuhkan modal yang besar, biaya untuk berpindah supllier, pendistribusian yang tepat dan memperhatikan aspek kebijakan pemerintah. Dalam industri hambatan pendatang baru untuk memasuki pasar adalah pesaing lama yang telah menjadi market leader. Pesaing lama selalu memonitor pesaing baru dengan memanfaatkan kelemahan dari produk pesaing, sehingga pendatang baru tidak dapat berkembang dan merebut pasar. Dengan menggunakan strategi fighting brand, yaitu menggunakan merk baru dari produk sejenis yang harganya jauh lebih rendah, serta mengandalkan biaya iklan dan promosi yang lebih rendah. Produk ini biasanya dibuat oleh pesaing dalam jangka waktu yang terbatas dan dalam wilayah pasar tertentu. PT Wings Group mengeluarkan deterjen Daia dan So klin yang bersaing melawan Rinso yang dikeluarkan oleh PT Unilever.

Ø  Pembeli

Pembeli akan selalu berusaha untuk mencari produk yang memiliki harga lebih murah namun tetap memiliki kualitas produk dan pelayanan yang tinggi. Hal ini membuat para pesaing saling beradu untuk memenuhi keinginan konsumen tersebut. Kekuatan posisi tawar menawar pembeli akan meningkat apabila:

v  Produk memberikan biaya yang besar bagi konsumen

v  Produk tidak berbeda

v  Tingkat pendapatan konsumen rendah

v  Pembeli memproduksi sendiri

v  Pembeli tidak tahu harga

v  Adanya substitusi produk

Selama ini produk yang dihasilkan oleh PT Wings Group cenderung lebih rendah dari PT Unilever. Misalnya jenis shampoo yaitu Emeron yang harganya lebih murah dibandingkan dengan Sunsilk atau Zinc yang lenih murah dari Clear. Wings Group meluncurkan produk yang sesuai dengan kualitas dan harga untuk pasar yang ingin dituju.

Ø  Pemasok

Kekuatan pemasok akan sangat berpengaruh terhadap proses produksi sebuah industri, terlebih jika jumlah pemasok bahan baku tidak banyak maka pemasok dapat menetapkan harga yang tidak rendah selain itu lokasi pemasok yang jauh akan menambah besar biaya untuk pengadaan bahan baku. Selain itu bahan baku atau produk substitusi sangat sedikit serta meiliki biaya berpindah pemasok yang tinggi, dan penawaran yang terbatas. Oleh karena itu untuk menghindari tingginya biaya yang dikeluarkan untuk pembelian dan keterbatasan bahan baku dari pemasok, produsen sebaiknya memiliki industri yang memproduksi bahan baku (industri hulu) untuk proses produksi. Wings sebagai salah satu perusahaan yang memproduksi produk deterjen di Indonesia memiliki pabrik yang memproduksi bahan baku untuk produk deterjen mereka sehingga mereka tidak memiliki gangguan dalam hal pasokan bahan baku. Bahkan perusahaan Unilever Indonesia pun memilih Wings untuk memasok bahan baku produksi deterjen mereka.

Ø  Substitusi

Produk substitusi merupakan ancaman yang besar bagi produk lain karena selain mampu menjadi produk alternatif dari sebuah produk yang ada, dapat juga merebut pasar dari sebuah produk yang disubstitusikan. Biasanya produk substitusi memiliki harga yang murah dan menggunakan teknologi yang baru, sehingga perusahaan harus cermat mengamati perubahan harga produk substitusi yang menjadi ancaman bagi produk perusahaan tersebut, jika kemajuan teknologo atau persaingan meningkat di industri substitusi, maka harga dan laba dalm segmen akan menurun. Dari hasil pengamatan di pasar menunjukan bahwa produk substitusi dari PT Wings adalah produk deterjen So klin yang sebenarnya ditujukan untuk mencuci pakaian secara menual (tanpa menggunakan mesin cuci) tapi tetap digunakan untuk mencuci dengan menggunakan mesin cuci.

Ø  Pesaing

Semakin banyak pesaing industri maka semakin tinggi tingkat persaingan, karena pesaing saling bersaing untuk menjadi market leader di pasar dan untuk memiliki market share yang besar. Persaingan ini sangat jelas terlihat antara Unilever dan Wings. Wings berusaha “menempel” ketat Unilever dalam meluncurkan produk-produknya, misalnya So klin vs Rinso, Nuvo vs Lifebuoy, Ciptadent vs Pepsodent, Zinc vs Clear dan sebagainya. Selain itu tingkat persaingan yang tinggi juga dipengaruhi oleh pertumbuhan industri yang lambat, tingginya biaya tetap (fixed cost) perusahaan, dan persaingan secara personal antara pesaing dengan pesaing lainnya.

Dampak sistem informasi strategis bagi manajer dan organisasi

Sistem Informasi dapat mempengaruhi aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu perusahaan dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lainnya.

Hal ini menciptakan sistem informasi strategis, sistem informasi yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. Jadi, sistem informasi strategis dapat berupa sistem informasi apapun  (TPS, SIM, DSS, dan lain-lain), yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif, atau untuk memenuhi tujuan strategis perusahaan lainnya.

Dengan adanya aplikasi teknologi informasi perusahaan dapat meningkatkan kinerja operasional dan manajemen. Teknologi seperti otomatisasi kantor, otomatisasi pabrik, sistem pemprosesan transaksi dan sistem manajemen database berpengaruh pada kualitas organisasi

Sistem informasi bagi manajer sangatlah penting baik untuk perusahaan kecil maupun besar. Manajer harus mengidentifikasi jenis-jenis sistem yang dapat dijadikan sebagai keunggulan strategis bagi organisasinya.

Namun sampai saat ini sistem informasi baru memainkan peran yang teramat sedikit di bidang produksi, distribusi dan penjualan produk maupun jasa. Peningkatan produktivitas terhadap proses informasi menjadikannya sedikit berbeda dalam produktivitas perusahaan.

Dalam hal ini ada tiga kunci utama yang mendukung teknologi informasi yang dapat dijadikan aset perusahaan dalam jangka panjang :

a)      Sumber Daya Manusia, yaitu para staf penanggung jawab perencanaan dan pengembangan teknologi informasi pada sebuah perusahaan, sehingga para staf tersebut benar-benar memiliki tanggung jawab terhadap pengoperasian teknologi informasi.

b)      Teknologi, Seluruh infrastruktur teknologi informasi, termasuk perangkat lunak dan perangkat keras dipergunakan secara bersama-sama dalam proses operasional perusahaan.

c)      Relasi, adalah hubungan teknologi informasi dengan pihak manajemen perusahaan sebagai pengambil keputusan (decision maker).

Menggunakan Teknologi Informasi sebagai Keunggulan Stategis

Penggunaan strategis TI

Terdapat banyak cara perusahaan dapat memandang dan menggunakan tegnologi informasi. Contohnya, perusahaan dapat memilih untuk menggunakan sistem informasi secara strategis, atau perusahaan dapat merasa puas dengan menggunakan TI untuk mendukung operasi rutin yang efisien. Akan tetapi, jika perusahaan menekankan penggunaan strategi bisnis dari teknologi informasi, manajemen perusahaan tersebut akan memandang TI sebagai faktor pembeda kompetitif yang utama. Pihak manajemen kemudian akan membentuk berbagai strategi bisnis yang akan memberi perusahaan keunggulan besar dalam pasar tempat perusahaan bersaing.

Membangun bisnis yang berfokus pada pelanggan

Bagi banyak perusahaan, nilai bisnis utama mereka untuk menjadi bisnis yang berfokus pada pelanggan terletak pada kemampuan mereka untuk mempertahankan pelanggan agar tetap loyal, mengantisipasi kebutuhan di masa mendatang, merespons kekhawatiran pelanggan, dan menyediakan layanan pelanggan berkualitas tinggi. Fokus strategis atas nilai bagi pelanggan ini mengakui bahwa kualitas, bukan harga, telah menjadi determinan utama dalam presepsi pelanggan atas nilai. Dari sudut pandang pelanggan, perusahaan-perusahaan yang secara konsisten menwarkan nilai terbaik mampu menelusuri preferensi setiap pelanggannya, mengikuti tren pasar, pasokan produk, layanan dan informasi, kapan saja, dimana saja, dan memberi layanan pelanggan yang disesuaikan dengan kebutuhan tiap pelanggan.

Teknologi internet telah menciptakan peluang strategis bagi perusahaan, besar dan kecil, untuk menawarkan layanan dan produk yang cepat, responsif, serta berkualitas tinggi yang disesuaikan dengan preferensi setiap pelanggan.

Teknologi internet dapat membuat pelanggan menjadi titik pusat manajemen hubungan pelanggan (Customer Relation Management-CRM) dan aplikasi e-Business lainnya. Situs Web sistem CRM dan internet, interanet, dan ekstranet menciptakan saluran-saluran baru untuk komunikasi yang interaktif dalam suatu perusahaan, dengan para pelanggan, dengan para pemasok, mitra bisnis, serta pihak lainnya di lingkungan eksternal. Hal ini memungkinkan interaksi terus-menerus dengan para pelanggan ke sebagian besar fungsi bisnis dan mendororng kerjasama lintas fungsi dengan para pelanggan dalam hal pengembangan produk, pemasaran, pengiriman, layanan, dan dukungan teknis.

Biasanya para pelanggan menggunakan Internet untuk mengajukan pertanyaan, menyampaikan keluhan, mengevaluasi produk, meminta dukungan dan membuat serta melaporkan pembelian mereka. Dengan menggunakan Internet dan intranet perusahaan, para ahli dalam berbagai fungsi bisnis di semua perusahaan dapat memberi kontribusi berupa respons yang efektif. Hal ini mendorong penciptaan diskusi kelompok lintas fungsi dan tim pemecah masalah yang dibentuk demi keterlibatan pelanggan, layanan dan dukungan untuk pelanggan. Bahkan jalur Internet dan intranet ke para pemasok dan mitra bisnis dapat digunakan untuk mendaftar mereka masuk dengan cara tertentu agar dapat memastikan kiriman tepat waktu atas berbagai komponen dan jasa yang berkualitas untuk memenuhi komitmen perusahaan pada para pelanggannya.

Peran teknologi informasi

Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam perekayasaa  uang sebagian besar proses bisnis. Kecepatan, kemampuan pemprosesan informasi, dan konektivitas komputer secara mendasar meningkatkan efisiensi proses bisnis, seperti juga meningkatkan komunikasi dan kerja sama antar orang-orang yang bertanggung jawab atas operasi dan manajemennya. Contohnya, proses manajemen pesanan yang digambarkan dalam gambar

Menjadi perusahaan yang lincah

Kelincahan (Agility) dalam kinerja bisnis adalah kemampuan perusahaan untuk sejahtera dalam pasar global yang berubah cepat dan terus terfragmen unutk produk dan jasa berkualitas tinggi, berkinerja baik, dan disesuaikan dengan pelanggan. Perusahaan yang lincah dapat membuat laba dalam pasar dengan pilihan produk yang luas dan bermasa hidup pendek, dan dapat memproduksi pesanan secara individual dan dengan jumlah yang besar. Perusahaan tersebut mendukung penyesuaian massal (mass customization) dengan menawarkan produk individual sambil mempertahankan produksi dalam volume yang tinggi. Perusahaan yang lincah sangat bergantung pada tegnologi Internet untuk memadukan dan mengelola proses bisnis, sambil menyediakan daya pemrosesan informasi untuk melayani banyak pelanggan sebagai individual.

Ada empat strategi dasar yang harus diimplementasikan untu menjadi perusahaan yang lincah. Antara lain :

Pelanggan dari perusahaan yang lincah menganggap produk atau jasa sebagai solusi terhadap masalah individual mereka.

Jadi, harga produk dapat ditentukan berdasarkan biaya produksinya.

Perusahaan yang lincah bekerja sama dengan pelanggan, pemasok dan perusahaan lain bahkan dengan pesaing. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memasarkan prosuk dengan cepat dan hemat, dimanapun sumber daya berada dan siapapun yang memlikinya.

Perusahaan yang lincah dapat bertahan ketika terjadi perubahan dan ketidakpastian. Perusahaan menggunakan struktur organisasi yang fleksibel sehingga sesuai dengan peluang pelanggan yang terus berubah dan berbeda-beda.

Akhirnya perusahaan yang lincah dapat meningkatkan dampak sumberdaya manusia dan pengetahuan yang mereka miliki. Dengan memelihara semangat wirausaha, perusahaan yang lincah dapat memberikan insentif yang tinggi bagi tanggung jawab, kemampuan beradaptasi, dan inovasi pegawai.

Cara lain untuk memikirkan mengenai kelincahan dalam bisnis. Kerangka kerja ini menekankan pada peran yang dapat dimainkan oleh pelanggan, mitra bisnis dan teknologi informasi dalam mengembangkan dan mempertahankan kelincahan strategis perusahaan. Perhatikan bagaimana teknologi informasi dapat memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan hubungan dengan pelanggan dalam komunitas virtual yang membantu perusahaan untuk bermitra dengan pemasok, distributor, manufaktur kontrak dan pihak lainnya melalui portal kerja sama dan sistem rantai pasokan berbasis Web lainnya yang secara signifikan memperbaiki kelincahan perusahaan dalam melihat peluang bisnis yang inovatif.

Membuat perusahaan virtual

Dalam lingkungan bisnis global yang dinamis saat ini, pembentukan perusahaan virtual dapat menjadi salah satu penggunaan strategis terpenting dari teknologi informasi. Perushaan virtual (juga disebut korporasi virtual atau organisasi virtual) adalah organisasi yang menggunakan teknologi informasi untuk menghubungkan banyak orang, organisasi, aktiva dan ide.

Perusahaan virtual biasanya membentuk aliansi dan kelompok kerja virtual dengan mitra bisnis yang saling berhubungan melalui Internet, intranet dan ekstranet. Perhatika bahwa perusahaan ini telah diorganisir secara internal menjadi kelompok-kelompok lintas fungsi dan proses yang dihubungkan dengan intranet. Perusahaan tersebut juga mengembangkan aliansi dan hubungan ekstranet yang membentuk sistem informasi antar perusahaan dengan pemasok, pelanggan, subkontraktor dan pesaing. Jadi, perusahaan virtual menciptakan aliansi dan kelompok kerja virtual yang fleksibel dan dapat beradaptasi untuk mengeksploitasi peluang bisnis yang berubah dengan cepat.

Membangun perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan

Bagi banyak perusahaan saat ini, keunggulan kompetitif yang bertahan lama hanya dapat dimiliki oleh mereka apabila mereka menjadi perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan organisasi yang belajar. Hal ini berarti secara konsisten menciptakan pengetahuan bisnis baru, menyebarkan secara luas keseluruh perusahaan dan dengan cepat membangun pengetahuan baru kedalam produk dan jasa mereka.

Perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan menggunakan dua jenis pengetahuan. Antara lain :

Pengetahuan eksplisit, yaitu data, dokumen, segala sesuatu yang tertulis atau disimpan dalam komputer.

Perusahaan pengetahuan implisit, yaitu pengetahuan “bagaimana cara melakukan sesuatu”, yang ada didalam diri para pekerja.

Manajemen pengetahuan yang berhasil akan menciptakan berbagai teknik, teknologi, sistem, dan penghargaan untuk membuat para karyawan berbagi apa yang mereka ketahui dan untuk membuat akumulasi pengetahuan yang lebih baik di tempat kerja dan perusahaan. Dengan cara ini, para karyawan perusahaan meningkatkan pengetahuan ketika mereka melakukan pekerjaan mereka.

Sistem manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan telah menjadi salah satu penggunaan strategis utama atas teknologi informasi. Dalam ekonomi dan bisnis yang penuh ketidakpastian satu-satunya sumber pasti keunggulan kompetitif yang bisa bertahan lama adalah pengetahuan. Perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif yang dapat bertahan lama apabila menjadi perusahaan yang menghasilkan pengetahuan/organisasi belajar. Ada dua jenis pendekatan pengetahuan. Perama pengetahuan eksplisit berupa data, dokumen yang bisa disimpan di dalam komputer. dan ke dua yaitu pengeahuan bagaimana cara melakukan sesuatu yagn ada di dalam diri pekerja.

Dengan Knowledge Management System – KMS perusahaan mengelola pembelajaran organisasional, pengetahuan yang penting dan cara melakukan bisnis di mana pun dan kapanpun dibutuhkan organisasi. Meliputi proses, prosedur, hak paternm formula oraktik-oratik terbaik, prediksi dan perbaikan yang disebarkan melalu TI seperti internet dan intranet untuk respon yang lebih cepat.

Sistem manajemen pengetahuan memfasilitasi pembelajaran dan penciptaan pengetahuan organisasi. Mereka didesain untuk menyediakan respons cepat ke para pekerja ahli, mendorong perubahan perilaku para karyawan serta secara signifikan meningkatkan kinerja bisnis. Sejalan dengan berlanjutnya proses pembelajaran organisasi dan makin luasnya dasar pengetahuannya, perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan tersebut berusaha untuk mengintegrasikan pengetahuannya ke dalam berbagai proses bisnis, produk dan jasa. Hal ini membantu produk serta layanan pelanggan yang berkualitas tinggi, dan menjadi pesaing berat dalam pasar.

Keunggulan Bersaing, Perusahaan dan lingkungannya, tantangan sistem informasi global

Karakteristik Sitem Informasi untuk keunggulan bersaing dan kenapa Sistem Informasi Penting dalam perasaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini.

Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan didalam pasar. Para manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan. Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional. Berikut penjelasannya :

1. Keunggulan Strategis : Perencanaan digunakan untuk pencapaian.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar.

Strategi ini dapat menyebabkan operasi perusahaan akan di pengaruhi beberapa cara secara fundamental. Pertama, akses yang ada saat ini bisa dilakukan melalui peranti lunak computer buatan perusahaan sendiri, sehingga perubahan tersebut akan penyebabkan perusahaan harus mempertimbangkan untuk membeli peranti lunak pelaporan standar dari vendor luar  atau memperkerjakan perusahaan luar untuk merancang dan mengembangkan suatu system pelapor baru.

2. Keunggulan Taktis : Metode untuk menyempurnakan strategi dalam cara yang lebih baik dibandingkan pesaing.

Dalam contoh, Asumsi bahwa seorang ingin membeli kertas computer senilai $150 dari perusahaan. Pembelian alat kantor seperti ini bersifat rutin, dan system informasi mencatat bahwa pelanggan tersebut telah melakukan pembelian dengan total niali $800 sepanjang bulan ini dan terdapat potongan harga sebesar 5 persen atas harga pembelian di atas $1000 untuk setiap bulan. Pembelian yang dilakukan pada masa lalu ditambah pembelian saat ini sebesar $950, hanya berada sedikit dibawah jumlah yang akan memicu diberikan potongan harga.

3. Keunggulan Operasional : Transaksi dan proses harian yang memberi keuntungan.

Sebagai contoh, suatu situs Web yang mengingat pelanggan dan presensi mereka dari transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan operasional. Browser sering memiliki cookies, file file berisi informasi yang terdapat di dalam computer pengguna, yang dapat menyimpan nomor akun, kata sandi,dan informasi lain yang berhubungan dengan transaksi pengguna. Data yang dimasukan pengguna lemungkinan besar akan lebih akurat. Karena data tidak dikomunikasikan secara lisan kepada orang lain, maka tidak akan terjadi kesalah pahaman di dalam komunikasi.

Peran sistem informasi manajemen dalam bisnis sangatlah penting yakni membantu segala kegiatan bisnis, meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam bekerja, juga membatu dalam pengambilan keputusan manajerial, dan menjaga kekompakan kerja dalam bisnis entah antara karyawan dengan manajer maupun karyawan dengan karyawan, sehingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang setiap saat berubah.

DAFTAR PUSTAKA

Haryo, 2014. “paper sistem informasi manajemen”, http://haryo50e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/12/12/paper-sistem-informasi-manajemen/, diakses pada 22 September 2018, jam 06.49.

https://www.proweb.co.id/articles/erp/komponen_sistem_informasi.html, diakses pada diakses pada 15 September 2018, jam 05.42.

Bambang setiyadi, 2012. “ sistem ingformasi manajemen”, http://setiyadibambang.blogspot.com/2012/11/sistem-manajemen-informasi-bambang.html, diakses pada 15 September 2018, jam 06.13.

Benri, 2010. “ pengguna sistem informasi di suatu perusahaan untuk menunjang strategisnya”, http://benri.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/penggunaan-sistem-informasi-di-suatu-perusahaan-untuk-menunjang-strategisnya/, diakses pada 15 September 2018, jam06.43.

Yuliee, 2009. “karakteristik sistem informasi”, https://yulieee.wordpress.com/2009/11/01/karakteristik-sistem-informasi/, diakses pada 15 September 2018, jam 06.57.

Pradita adif, 2015. “peran teknologi informasi dalam mencapai tujuan kompetitif”, https://adifpradita.wordpress.com/2015/03/18/peranan-teknologi-informasi-dalam-mencapai-keunggulan-kompetitif/, diakses pada 15 September 2018, jam 07.09.

Hysif, 2017. “keunggulan bersaing”, “http://hysyif.blogspot.com/2017/10/sim-syifa-hapzi-ali-keunggulan-bersaing.html, diakses pada 15 September 2018, jam 07.19.