MANAJEMENPERSEDIAAN

TUGAS MANAJEMEN OPERASIONAL

MANAJEMEN PERSEDIAAN

Dosen Pembimbing : Tukhas Shilul Imaroh, Dr, MM

Ruang : B - 402

Oleh :

Nama Kelompok

1.     Ella Anggraini                                             43116010249

2.     Cicha Dwi Anjasmara                                 43116010235

3.     Chintya Argaretha                                                43116010250

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS – MANAJEMEN S1
UNIVERSITAS  MERCU BUANA JAKRTA

2017

A. PENDAHULUAN

Persediaan merupakan salah satu aset yang paling mahal di banyak perusahaan,

mencerminkan sebanyak 40% dari total modal yang diinvestasikan. Manajer operasi di seluruh dunia telah lama menyadari bahwa manajemen persediaan yang baik itu sangatlah penting. Di satupihak, suatu perusahaan dapat mengurangi biaya dengan cara menurunkan tingkat persediaan ditangan. Di pihak lain, konsumen akan merasa tidak puas bila suatu produk stoknya habis. Olehkarena itu, perusahaan harus mencapai keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkatpelayanan konsumen. Semua organisasi mempunyai beberapa jenis sistem perencanaan danpengendalian persediaan.

Dalam hal produk-produk fisik, organisasi harus menentukan apakah akan membeli atau membuat sendiri produk mereka. Setelah hal ini ditetapkan, langkah berikutnya adalah meramalkan permintaan. Kemudian manajer operasi menetapkan persediaan yang diperlukan untuk melayani permintaan tersebut. Pada makalah ini, akan dibahas fungsi, jenis, dan pengelolaan persediaan.

Kemudian akan dibicarakan dua hal dasar persediaan: berapa yang harus dipesan dan kapan

pemesanan dilakukan.

B. FUNGSI PERSEDIAAN

Persediaan (inventory) dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas

dari operasi suatu perusahaan. Ada enam penggunaan persediaan, yaitu:

1.      Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen.

2.      Untuk menyesuaikan produksi dengan distribusi. Misalnya, bila permintaan produknya tinggi hanya pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok selama musim dingin, sehingga biaya kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari. Demikian pula, bila pasokan suatu perusahaan berfluktuasi, persediaan bahan baku ekstra mungkin diperlukan untuk "menyesuaikan" proses produksinya.

3.      Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya produk.

4.      Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga.

5.      Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. "Stok pengaman" misalnya, barang di tangan ekstra, dapat mengurangi risiko kehabisan stok.

6.      Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan "barangdalam- proses" dalam persediaannya. Hal ini karena perlu waktu untuk memproduksi barang dan karena sepanjang berlangsungnya proses, terkumpul persediaan-persediaan.

C. JENIS PERSEDIAAN

Perusahaan mempertahankan 4 jenis persediaan: (1) persediaan bahan mentah, (2)

persediaan barang-dalam-proses (Work-in-process—WIP), (3) persediaan MRO (perlengkapan pemeliharaan/perbaikan/operasi), dan (4) persediaan barang jadi.

1. Persediaan bahan mentah

Persediaan bahan mentah telah dibeli, namun belum diproses. Bahan mentahnya dapat

digunakan dari proses produksi untuk pemasok yang berbeda-beda. Meskipun demikian,

pendekatan yang lebih disukai adalah dengan menghapus variabilitas pemasok dalam hal mutu, jumlah, atau waktu pengiriman sehingga tidak diperlukan pemisahan.

2. Persediaan barang-dalam-proses (Work-In-Process)

Persediaan barang-dalam-proses telah mengalami beberapa perubahan, tetapi belum

selesai. WIP ini ada karena untuk membuat produk diperlukan waktu (disebut waktu siklus).

Pengurangan waktu siklus menyebabkan persediaan WIP pun berkurang. Sering kali hal ini

tidak sulit untuk dilakukan, karena hampir di sepanjang waktu "pembuatan produk", produk itu sebenarnya menganggur. Waktu kerja aktual atau waktu "jalan" merupakan bagian kecil dari waktu arus bahan baku, mungkin hanya 5%.

Aliran Siklus Material

·         Run time: Ada pekerjaan di mesin dan sedang dikerjakan

·         Setup time: pekerjaan di work station, dan sedang dilakukan pemasangan work station

·         Queue time: Pekerjaan sudah berada pada tempat seharusnya, tetapi belum diproses

·         karena masih ada pekerjaan lain yang masih dikerjakan.

·         Move time: Waktu yang dibutuhkan pekerjaan selama dalam pengangkutan (transit)

·         Wait time: Waktu ketika sebuah proses telah selesai dilakukan, tetapi pekerjaan masih

·         menunggu untuk dipindahkan ke area kerja selanjutnya.

·         Other: Persediaan "Just-in-case".

3. MRO

MRO merupakan persediaan yang dikhususkan untuk perlengkapan

pemeliharaan/perbaikan/ operasi. MRO ini ada karena waktu dan kebutuhan untuk

pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa peralatan tidak dapat diketahui. Walaupun

permintaan untuk persediaan MRO ini sering kali merupakan fungsi jadwal-jadwal pemelih

araan, permintaan MRO lainnya perlu diantisipasi.

4. Persediaan barang jadi

Persediaan barang jadi selesai dan menunggu untuk dikirimkan. Barang jadi dimasukkan ke

dalam persediaan karena permintaan konsumen untuk jangka waktu tertentu tidak diketahui.

D. MANAJEMEN PERSEDIAAN

Manajer operasi dapat menetapkan suatu sistem untuk mengelola persediaan. Pada bagian ini,

secara singkat akan diulas mengenai elemen-elemen sistem manajemen, yang meliputi:

1.      Bagaimana mengelompokkan produk-produk persediaan (disebut analisis ABC) dan

2.      Bagaimana mempertahankan keakuratan catatan persediaan yang ada. Kemudian, akan dibahas pengendalian persediaan di sektor jasa.

1. Analisis ABC

Analisis ABC membagi persediaan yang ada ke dalam tiga kelompok berdasarkan volume

tahunan dalam jumlah uang. Analisis ABC merupakan penerapan persediaan dari Prinsip

Pareto. Prinsip Pareto menyatakan bahwa ada "beberapa yang penting dan banyak yang

sepele". Pemikiran yang mendasari prinsip ini adalah bagaimana memfokuskan sumber daya

pada bagian persediaan penting yang sedikit itu dan bukan pada bagian persediaan yang

banyak namun sepele. Untuk menentukan nilai uang tahunan dari volume dalam analisis ABC, dilakukan pengukuran permintaan tahunan dari setiap butir persediaan dikalikan dengan biaya per unit.

Butir persediaan kelas A adalah persediaan-persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya

tinggi. Butir-butir persediaan semacam ini mungkin hanya mewakili sekitar 15% dari butir-butir persediaan total, tetapi mewakili 70% sampai 80% dari total biaya persediaan. Butir persediaan. kelas B adalah butir-butir persediaan yang volume tahunannya (dalam nilai uang) sedang. Butirbutir persediaan ini mungkin hanya mewakili 30% dari keseluruhan persediaan dan 15% sampai 25% dari nilainya. Butir-butir persediaan yang volume tahunannya kecil, dinamakan kelas C, yang mewakili hanya 5% dari keseluruhan volume tahunan tetapi sekitar 55% dari keseluruhan persediaan.Kriteria selain volume tahunan dalam nilai uang dapat menentukan klasifikasi butir persediaan. Misalnya, perubahan teknis yang diantisipasi, masalah-masalah pengiriman, masalah-masalah mutu, atau biaya per unit yang tinggi dapat membawa butir persediaan yang menaik ke dalam klasifikasi yang lebih tinggi. Keuntungan pembagian butir-butir persediaan ke dalam kelas-kelas memungkinkan ditetapkannya kebijakan dan pengendalian untuk setiap kelas yang ada. Kebijakan yang dapat didasarkan pada analisis ABC mencakup hal-hal sebagai berikut:

1.      Perkembangan sumber daya pembelian yang dibayarkan kepada pemasok harus lebih tinggi untuk butir persediaan A dibandingkan butir persediaan C.

2.      Butir persediaan A, berlainan dengan butir persediaan B dan C. harus dikendalikan secara lebih ketat; mungkin karena butir persediaan A ini ditempatkan di wilayah yang lebih tertutup dan mungkin karena keakuratan catatan persediaannya harus lebih sering diverifikasi.

3.      Meramalkan butir persediaan A mungkin harus lebih berhati-hati daripada meramalkan butir (kelas) persediaan yang lain.

4.      Peramalan yang lebih baik, pengendalian fisik, keandalan pemasok, dan pengurangan besar stok pengaman dapat dihasilkan oleh semua teknik manajemen persediaan semacam analisis ABC.

2. Keakuratan Catatan Persediaan

Keakuratan catatan mengenai persediaan ini penting dalam sistem produksi dan

persediaan. Keakuratan ini memungkinkan organisasi untuk tidak merasa yakin bahwa

"beberapa dari seluruh produk" berada di persediaan dan memungkinkan organisasi untuk tidak hanya memfokuskan pada butir-butir persediaan yang dibutuhkan. Bila hanya suatu organisasi dapat secara akurat menentukan barang yang ada di dalam persediaannyalah yang dapat dapat membuat keputusan yang tepat mengenai pemesanan, penjadwalan, dan pengangkutan.

3. Penghitungan Siklus

Walaupun suatu organisasi mungkin telah melakukan berbagai usaha untuk mencatat

persediaan secara akurat, catatan atau arsip ini harus diverifikasi melalui pemeriksaan/audit

yang berkelanjutan. Audit semacam ini disebut penghitungan siklus (cycle counting). Dulu,

banyak penghitungan perusahaan mengambil persediaan fisik tahunan. Hal ini sering berarti

penghentian fasilitas siklus produksi dan menyuruh orang-orang yang tidak berpengalaman

untuk menghitung komponen dan bahan baku. Arsip persediaan harus diverifikasi melalui

perhitungan siklus. Penghitungan siklus menggunakan klasifikasi persediaan yang

dikembangkan lewat analisis ABC. Dengan prosedur penghitungan siklus, butir-butir persediaan

dihitung, arsip diverifikasi, dan ketidakakuratan didokumentasi secara berkala.

Penyebab ketidak akuratan ini kemudian dilacak dan tindakan perbaikan yang tepat

kemudian diambil sesuai klasifikasi butir persediaannya. Butir persediaan A akan dihitung

secara rutin, mungkin sekali sebulan; butir persediaan B kurang rutin, mungkin sekali dalam 4 bulan; butir persediaan C akan dihitung mungkin sekali dalam setahun. Item tertentu yang akan dihitung siklusnya dapat dipilih secara sekuensial atau acak setiap harinya. Pilihan yang lain adalah menghitung siklus item ketika item tersebut dipesan ulang. Penghitungan siklus juga mempunyai keuntungan sebagai berikut:

1.      Menghilangkan penghentian dan interupsi produksi yang dibutuhkan untuk persediaan fisik tahunan.

2.      Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan.

3.      Personel terlatih mengaudit akurasi persediaan.

4.      Penyebab kesalahan dapat diidentifikasi dan tindakan pembetulan dapat dilakukan

5.      Mempertahankan catatan persediaan yang akurat.

4. Pengendalian Persediaan dalam Industri Jasa

Manajemen persediaan di sektor jasa juga perlu dibahas. Walaupun cenderung terdapat

anggapan bahwa di sektor jasa tidak ada persediaan, sebenarnya tidak demikian. Misalnya,

persediaan yang berlebihan ditahan di bisnis eceran maupun perdagangan besar, sehingga

manajemen persediaan menjadi amat penting. Dalam jasa makanan, misalnya, pengendalian

persediaan dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan. Lebih jauh lagi, persediaan yang

singgah atau tidak terpakai di gudang merupakan sesuatu yang nilainya telah hilang. Demikian pula, persediaan yang rusak atau dicuri sebelum berhasil dijual merupakan kerugian. Dalam bisnis eceran, persediaan yang tidak dicatat di antara penerimaan dan waktu

.penjualan dinamakan penyusutan. Penyusutan ini terjadi karena pencurian, ataupun

administrasi yang berantakan. Dalam bisnis eceran, pencurian disebut juga penyerobotan.

Kerugian persediaan eceran yang berjumlah 1% dari angka penjualan dianggap tidak

membahayakan, karena kebanyakan dari toko-toko eceran kerugiannya 3%. Pengaruh kerugian pada profitability sangat substansial, konsekuensinya, keakuratan, dan pengendalian persediaan sangatlah penting. Teknik-teknik yang dapat diterapkan mencakup:

1.      Pemilihan karyawan, pelatihan, dan disiplin yang baik. Hal-hal ini tidak perna mudah dilakukan, tetapi sangat penting dalam bisnis rnakanan, perdagangan besar, dan operasi bisnis eceran di mana karyawan-karyawannya mempunyai akses kepada barang-barang yang langsung dapat dikonsumsi.

2.      Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang. Hal ini dilakukan berbaga perusahaan melalui pemakaian sistem kode-batang (bar code) yang membaca semua kiriman yang masuk dan secara otomatis memeriksa isinya dengan catatan pesanan pembelian.

3.      Pengendalian yang efektif atas semua barang yang meninggalkan dari fasilitas. Hal ini dilakukan dengan kode batang atau barang-barang yang diangkut, garis magnetik di barang dagangan, atau karyawan-karyawan yang ditempatkan di pintu ke luar dan di wilayahwilayah yang resiko kehilangannya tinggi, seperti kasino di Las Vegas, melalui pengamatan langsung. Pengamatan langsung berbentuk kaca satu arah, video, atau pengawasan oleh manusia.

E. MODEL PERSEDIAAN

Dalam bagian ini akan dibahas mengenai berbagai model persediaan dan biaya yang terkait

dengan berbagai model persediaan tersebut.

1. Permintaan Dependen vs Permintaan Independen

Model pengendalian persediaan mengasumsikan bahwa permintaan untuk suatu barang

bersifat independen atau dependen terhadap permintaan barang lainnya. Misalnya, permintaan untuk kulkas bersifat Independen terhadap permintaan untuk oven pemanggangan roti. Meskipun demikian, permintaan untuk oven pemanggangan roti bersifat dependen terhadap kebutuhan produksi dari oven pemanggangan roti. Makalah ini memfokuskan pada manajemen barang-barang yang permintaannya independent.

2. Biaya Penyimpanan, Biaya Pemesanan, dan Biaya Pemasangan

a. Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan (holding cost) adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan

penyimpanan atau "penahanan" (carrying) persediaan sepanjang waktu tertentu. Oleh

karena itu, biaya penyimpanan juga mencakup biaya yang berkaitan dengan gudang, seperti

biaya asuransi, staffing tambahan, dan pembayaran bunga. Tabel 1 menunjukkan jenis biaya

yang perlu dievaluasi untuk menetapkan biaya penyimpanan ini. Banyak perusahaan yang

tidak berhasii memasukkan semua biaya penyimpanan mereka. Konsekuensinya, biaya

penyimpanan persediaan sering ditetapkan di bawah tingkat yang sebenarnya.

b. Biaya pemesanan

Biaya pemesanan (ordering cost) mencakup biaya-biaya pasokan, formulir, pemrosesan

pesanan, tenaga para pekerja, dan sebagainya. Pada saat produk pesanan dibuat, timbul

pula biaya pemesanan, tetapi biaya ini dikenal dengan nama biaya pemasangan.

c. Biaya pemasangan

Biaya pemasangan adalah biaya pemasangan biaya-biaya untuk mempersiapkan mesin

atau proses unruk memproduksi pesanan. Manajer operasi dapat menurunkan biaya

pesanan dengan mengurangi biaya pemasangan dan dengan menggunakan prosedur yang

efisien semacam pembayaran dan pemesanan elektronik.

Di banyak organisasi, biaya pemasangan secara erat berhubungan dengan waktu

pemasangan (setup time). Pemasangan biasanya menuntut adanya sejumlah kerja tertentu

sebelum suatu operasi betul-betul dijalankan di pusat kerja. Kebanyakan persiapan yang

diperlukan oleh pemasangan dapat dilakukan sebelum penghentian mesin atau proses yang

ada. Waktu pemasangan dapat secara substansial dikurangi. Mesin dan proses yang

biasanya memerlukan berjam-jam untuk dipasang, kini dapat dipasang dalam waktu kurang

dari satu menit oleh para produsen kelas dunia yang lebih imajinatif. Sebagaimana yang

akan ditunjukkan selanjutnya di makalah ini, pengurangan waktu pemasangan merupakan

cara yang sangat baik untuk mengurangai investasi persediaan dan memperbaiki

produktivitas.

Tabel 12. Penentuan Biaya Penyimpanan (Penahanan) Persediaan

Kategori	Biaya Persentase Dari Nilai Persediaan
Biaya penyimpanan, seperti sewa bangunan, penyusutan, biaya operasi, pajak, asuransi	6% (3-10%)
Biaya penanganan bahan baku, termasuk peralatan, sewa atau penyusutan, listrik, biaya operasi	3% (1-3.5%)
Biaya tenaga ker]a karena penanganan tambahan	3% (3-5%)
Biaya investasi, seperti biaya pinjaman, pajak, dan asuransi Persediaan	11% (6-24%)
Pencurian, tergores, dan kelalaian	6% (2-5%)
Biaya keseluruhan penanganan persediaan	26%

CATATAN: Semua angkanya berkisar kurang-lebih, karena angka-angka ini bervariasi

secara substansial, tergantung sifat bisnis, lokasi. dan tingkat bunga berjalan, Setiap biaya

penyimpanan persediaan kurang dari 15% sifatnya kurang-lebih tepat, tetapi biaya

penahanan persediaan sering mencapai 40% dari nilai persediaan.

F. MODEL PERSEDIAAN UNTUK PERMINTAAN INDEPENDEN

Pada bagian ini, akan diperkenalkan tiga model persediaan yang mengedepankain dua

pertanyaan penting: kapan pemesanan dilakukan dan berapa banyak yang akan dipesan. Modelmodel

permintaan independen ini adalah:

1.      Model dasar Economic Order Quantity (EOQ)

2.      Model Production Order Quantity

3.      Model Quantity Discount

Gambar 47. Penggunaan Persediaan Sepanjang Waktu

1. Model Dasar Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ merupakan salah satu teknik pengendalian persediaan tertua dan paling terkenal.

Teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi didasarkan pada beberapa asumsi:

1.      Tingkat permintaan diketahui dan bersifat konstan.

2.      Lead time, yaitu waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan, diketahui, dan bersifat konstan.

3.      Persediaan diterima dengan segera. Dengan kata lain, persediaan yang dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk, pada satu waktu.

4.      Tidak mungkin diberikan diskon.

5.      Biaya variabel yang muncul hanya biaya pemasangan atau pemesanan dan biaya penahanan atau penyimpanan persediaan sepanjang waktu. Biaya-biaya ini dibahas di bagian sebelumnya.

6.      Keadaan kehabisan stok (kekurangan) dapat dihindari sama sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat.

Dengan asumsi-asumsi di atas, grafik penggunaan persediaan sepanjang waktu bentuknya

seperti gigi ikan hiu, seperti terlihat di Gambar 8.2. Pada Gambar 8.2, Q mewakili jumlah yang

dipesan. Bila jumlahnya 500 baju, keseluruhan 500 baju itu tiba pada satu waktu (pada saat

pesanan diterima). Maka, tingkat persediaan meningkat dari 0 ke 500 baju. Secara umum, tingkat

persediaan meningkat dari 0 ke Q unit pada saat pesanan tiba.

Karena tingkat permintaannya konstan sepanjang waktu, persediaan menurun dengan

tingkat yang sama sepanjang waktu. (Lihat garis miring di Gambar 8.2). Ketika tingkat persediaan

mencapai 0, pesanan baru.dibuat dan diterima, dan tingkat persediaan meningkat lagi ke Q unit

(diwakili oleh garis vertikal). Proses ini terus terjadi sepanjang waktu.

2. Minimalisasi Biaya

Tujuan dari kebanyakan model persediaan adalah untuk meminimisasi biaya total

(keseluruhan). Dengan asumsi-asumsi yang baru saja diberikan di atas, biaya yang signifikan

adalah biaya pemasangan pemesanan) dan biaya penahanan (penyimpanan). Biaya-biaya yang

lainnya, seperti biaya persediaan itu sendiri, sifatnya konstan. Maka. dengan meminimisasi jumlah

biaya pemasangan dan penahanan, kita juga meminimalisasi biaya total. Sebagai alat bantu

visualisasi hal ini, dalam Gambar 8.3. diberikan grafik biaya total sebagai fungsi dari Order

Quantity (jumlah yang dipesan), Q. Ukuran pesanan optimalnya adalah Q*, yang merupakan

jumlah pesanan yang meminimisasi biaya total. Seiring dengan kenaikan jumlah yang dipesan,

biaya pemasangan, dan pemesanan tahunannya akan menurun. Akan tetapi, seiring dengan

kenaikan jumlah yang dipesan, biaya penahanan akan naik karena rata-rata persediaan yang

dijaga lebih besar.

Gambar 48. Biaya Total sebagai Fungsi Pesanan

Perlu dicatat bahwa dalam Gambar 48 di atas menunjukkan jumlah pesanan optimalnya

muncul di titik di mana kurva biaya pemesanan dan kurva penyimpanannya berpotongan. Dengan

model EOQ, jumlah pesanan optimal akan muncul di titik di mana biaya pemasangan totalnya

sama dengan biaya penahanan total. Dengan menggunakan kenyataan ini, dikembangkanlah

persamaan yang langsung mencari nilai Q*. Tahapan yang harus dilakukan adalah:

1. Mengembangkan persamaan untuk biaya pemasangan atau pemesanan.

2. Mengembangkan persamaan untuk biaya penahanan atau penyimpanan.

3. Menetapkan biaya pemasangan sama dengan biaya penahanan.

4. Menyelesaikan persamaan dengan hasil angka jumlah pesanan yang optimal.

Dengan menggunakan variabel-variabel di bawah ini, biaya pemasangan dan penyimpanan

dapat ditentukan, sehingga nilai Q* didapatkan dari:

Q = Jumlah barang setiap pemesanan

Q* = Jumlah optimal barang per pemesanan (EOQ)

D = Permintaan tahunan barang persediaan, dalam unit

S = Biaya pemasangan atau pemesanan untuk setiap pesanan

H = Biaya penahanan atau penyimpanan per unit per tahun

1. Biaya pemasangan tahunan = (jumlah pesanan yang dilakukan per tahun) (biaya pemasangan atau pemesanan setiap kali pesan)

 

=

2. Biaya penyimpanan tahunan = (tingkat persediaan rata-rata)(biaya penyimpanan penyimpana perunit per tahun)

 

                        =

3. Jumlah pesanan optimal ditemukan pada saat biaya pemasangan tahunan sama dengan biaya peyimpangan tahunan, yakni:

 

=              =

4. Untuk mendapatkan nilai Q*, lakukan perkalian silang dan pisahkan Q di sebelah kiri tanda sama dengan.

2DS  = Q²H

Q² =   atau  Q^* = 

Setelah membuat persamaan untuk mencari EOQ, Q*, masalah persediaan, dapat

langsung dipecahkan. Penetapan jumlah pemesanan yang ingin dibuat sepanjang tahun yang

bersangkutan (N) dan waktu yang diinginkan antar-pemesanan (T), dapat dilakukan sebagai

berikut:

JumlahPemesananYangDiinginkan = N 

JumlahWaktuAntar PemesananYangDiinginkan = T =

Sebagaimana telah dibahas di awal bagian ini, biaya persediaan tahunan merupakan

penjumlahan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan:

Biaya tahunan total= biaya pemesanan + biaya penyimpanan

Dalam konteks variabel-variabel yang ada di model EOQ, biaya total dapat dituangkan sebagai

beriku :

TC =

Persamaan biaya persediaan total dapat ditulis dengan memasukkan biaya sebenarnya dari

material yang dibeli. Jika kita mengasumsikan bahwa demand tahunan dan harga per jarum

hipodermik adalah variabel yang telah diketahui (misalkan 1000 hipodermik per tahun di P=$10)

dan biaya tahunan total juga termasuk biaya pembelian, maka

TC =

Karena biaya material tidak tergantung pada kebijakan pemesanan tertentu, maka biaya material

tahunan DxP=(1,000) x ($10)=$10,000.

Secara sederhana formulasi di atas dapat diuraikan sebagai berikut:

                   

Robust Model (Model Kuat). Manfaat model EOQ yang kuat dapat memberikan jawaban

yang memuaskan meskipun terdapat variabel substansial dalam parameternya. Seperti yang telah

diamati, menentukan biaya pemesanan akurat dan biaya penyimpanan (holding cost) untuk

persediaan terkadang sulit. Konsekuensinya, modul yang kuat itu sangat menguntungkan. Biaya

total EOQ merubah sedikit area minimum, kurvanya akan sangat datar. Hal ini berarti varisi biaya

pemasangan, biaya penyimpanan, demand, atau EOQ membuat perbedaan yang relatif kecil.

Perlu diperhatikan bahwa pengeluaran yang dibuat dengan menggunakan estimasi demand

adalah salah, dan terkadang yang dibayarkan 2% lebih tinggi apabila dibandingkan dengan

pengeluaran yang dikeluarkan jika sudah mengetahui demand sebenarnya dan memesan

berdasarkan demand tersebut.

Dapat disimpulkan bahwa EOQ cukup robust dan error signifikan tidak terlalu membebani

perusahaan. Atribut model EOQ ini sangat memadai digunakan karena kemampuan untuk

meramalkan demand, biaya penyimpanan, dan biaya pemesanan secara akurat sangat terbatas.

3. Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point)

Setelah menentukan jumlah yang akan dipesan, maka ditentukan kapan pesanan akan

dilakukan. Model persediaan sederhana mengasumsikan bahwa penerimaan suatu pesanan

bersifat seketika. Dengan kata lain, model-model persediaan mengasumsikan bahwa suatu

perusahaan akan menunggu sampai tingkat persediaannya mencapai nol sebelum perusahaan

memesan lagi, dan dengan seketika kiriman yang dipesan akan diterima. Akan tetapi, waktu

antara dilakukannya pemesanan, disebut lead time atau waktu pengiriman, bisa cepat, beberapa

jam atau lambat, beberapa bulan. Maka, keputusan kapan-akan-memesan biasanya diungkapkan

dalam konteks titik pemesanan ulang, tingkat persediaan di mana harus dilakukan pemesanan

(lihat Gambar 49)

Gambar 49. Kurva Titik Pemesanan Ulang

Titik pemesanan ulang (reorder point) dicari dengan cara:

ROP    = (permintaan per hari)(/ead time untuk pemesanan baru dalam hari)

= d x L

Persamaan di atas mengasumsikan bahwa permlntaannya sama dan bersifat konstan. Bila tidak demikian halnya, harus ditambahkan stok tambahan, sering kali disebut stok pengaman (safety stock).

Permintaan per hari, d, dicari dengan membagi permintaan tahunan, D, dengan jumlah hari kerja per tahun:

d =

Maka, pada saat tingkat persediaan turun ke tingkat 120 unit, perusahaan harus melakukan

pemesanan. Pesanan itu akan tiba dalam waktu tiga hari, tepat pada saat persediaan perusahaan

telah habis.

4. Model Production Order Quantity (POQ)

Pada model persediaan sebelumnya, diasumsikan ahwa keseluruhan pemesanan

persediaan diterima pada satu waktu. Meskipun demikian, ada saat-saat tertentu di mana sebuah

perusahaan dapat menerima persediaannya sepanjang suatu periode. Keadaan seperti ini

mengharuskan pemakaian model yang berbeda, yaitu model yang tidak memerlukan asumsi

penerimaan pesanan seketika. Model ini dapat diterapkan ketika persediaan secara terusmenerus

mengalir atau terbentuk sepanjang suatu periode waktu setelah dilakukan pemesanan

atau ketika produk diproduksi dan dijual pada saat yang bersamaan. Dengan keadaan demikian,

kita dapat memasukan catatan tingkat produksi atau arus persediaan setiap harinya, dan tingkat

permintaan setiap hari. Gambar 50. menunjukkan tingkat persediaan sebagai fungsi dari waktu.

Gambar 50. Perubahan Tingkat Persediaan Sepanjang Periode Waktu Tertentu Model POQ

Karena model ini cocok untuk lingkungan produksi, model ini lebih dikenal dengan sebutan

model production order quantity atau model jumlah produksi. Model ini berguna ketika persediaan

secara terus-menerus terbentuk sepanjang waktu dan asumsi EOQ tradisionalnya valid. Model ini

dibuat dengan menetapkan biaya pemesanan atau pemasangan sama dengan biaya

penyimpanan atau penahanan, sehingga didapat Q*. Dengan menggunakan simbol-simbol

berikut, kita dapat menentukan persamaan untuk biaya penyimpanan persediaan tahunan untuk

model pengoperasian produksi ini:

Q = Jumlah unit per pemesanan

H = Biaya penyimpanan per unit per tahun

p = Tingkat produksi tahunan

d = Tingkat permintaan harian atau tingkat penggunaan

t = Lama jalannya produksi, dalam satuan had

1. (Biaya Penyimpanan Persediaan Tahunan) = (Tingkat Persediaan Tahunan) x (Biaya                      penyimpanan Per Unit)

= (Tingkat Persediaan Rata-Rata) x H

2.  (Tingkat Prsedian Maksimum) = (Total yang Diproduksi Selama Belanja Oprasi) – (Total yang Terpakai Selama Belanja Oprasi)

      = pt x dt

3.  (Tingkat Persedian Rata-Rata) =

Tetapi Q = total yang diproduksi = pt, dan oleh karena itu, t= Q/p. Dengan demikian,

Tingkat Prsedian Maksimum =

                                                =Q

                                                =

4. Biaya penyimpanan persediaan tahunan =

Dengan menggunakan persamaan untuk biaya penyimpanan di atas dan persamaan biaya

pemesanan yang dikembangkan pada model EOQ dasar. Jumlah optimal per pemesanan

dapat dihitung dengan cara menyamakan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan:

Biaya Pemesanan =

Biaya Penyimpanan =

                       

Q² =

Q* p  =

5. Model Quantity Discounts

Untuk meningkatkan penjualan, banyak perusahaan yang menawarkan potongan harga untuk para pelanggan mereka. Quantity discount ini secara sederhana merupakan pengurangan harga (P) untuk barang yang dibeli dengan jumlah yang lebih besar. Tidak terlalu luar biasa bila terdapat daftar potongan harga dengan berbagai potongan untuk pesanan-pesanan dalam jumlah besar. Daftar potongan harga yang biasa dipakai kami tampilkan pada Tabel 8.2.

Sebagaimana terlihat pada tabel tersebut, harga normal untuk produk tersebut adalah $5. Bila dipesan sebanyak 1.000 sampai dengan 1.999 pada waktu yang sama, harga per unit turun menjadi $4,80; dan bila jumlah yang dipesan adalah sebanyak 2.000 unit atau lebih, harga per unit menjadi $4,75. Seperti biasa, manajemen harus memutuskan kapan dan berapa banyak

pemesanan akan dilakukan. Akan tetapi, dengan potongan harga, bagaimana seorang menajer operasi membuat keputusan ini?

Bagi model persediaan lain yang sejauh ini telah dibahas, tujuan keseluruhannya adalah minimisasi biaya total. Karena biaya per unit untuk potongan harga ketiga pada Tabel 8.2. adalah yang paling rendah, konsumen mungkin akan tergoda untuk memesan 2.000 unit atau lebih agar bisa memanfaatkan biaya produksi yang lebih rendah. Memesan sejumlah itu mungkin tidak akan meminimisasi biaya persediaan total. Dengan meningkatnya potongan harga, biaya produksi

menurun, tetapi biaya penyimpanan meningkat karena pesanannya besar. Maka, trade-off pada saat kita mempertimbangkan potongan harga terletak antara biaya produk yang berkurang dan biaya penyimpanan yang bertambah. Bila kita memasukkan biaya produk, persamaan untuk biaya persediaan totalnya menjadi:

Biaya total = Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan + Biaya produk atau

TC =

dengan,

Q= Jumlah unit yang dipesan

D = Permintaan tahunan dalam satuan unit

S = Biaya pemesanan per pemesanan

P = Harga per unit

H = Biaya penyimpanan per unit per tahun

Tabel 13. Skedul Jumlah Diskon

Nomor Diskon	Jumlah Diskon	Diskon (%)	Harga Diskon (P)
1	0 s.d. 999	0	$5,00
2	1.000 s.d. 1.999	4	$4,80
3	2,000 lebih	5	$4,75

Kini, harus ditentukan jumlah yang akan meminimisasi biaya persediaan tahunan total. Karena

ada beberapa potongan harga, proses ini meliputi empat tahap:

Tahap 1. Untuk setiap potongan harga, hitunglah nilai Q*, dengan menggunakan persamaan di bawah ini :

Q* =

harus dicatat bahwa biaya penyimpanan adalah IP, dan bukan H. Karena harga produk

merupakan faktor dalam biaya penyimpanan tahunan, tidak dapat diasumsikan bahwa biaya

penyimpanan bersifat konstan ketika harga per unit berubah untuk setiap potongan harga yang diberikan. Maka, biasanya biaya penyimpanan (I) diungkapkan sebagai persentase dari harga per unit (P) bukan biaya per unit per tahun yang konstan, H.

Tahap 2. Untuk setiap tingkat potongan harga, bila jumlah pesanannya terlalu rendah untuk

mendapatkan potongan harga, sesuaikan jumlah pesanan ke atas ke jumlah terendah yang

memungkinkan diperolehnya potongan harga. Misalnya, bila Q* untuk potongan harga 2 pada tabel 2. adalah 500 unit, maka dilakukan penyesuaian nilai ini sampai ke tingkat 1.000 unit. Lihat ke potongan harga kedua pada Tabel 2. Jumlah pesanan antara 1.000 dan 1.999 unit akan mendapatkan potcngan 4%. Dengan demikian, akan dilakukan penyesuaian jumlah pesanan sampai ke tingkat 1.000 unit bila Q*nya kurang dari 1.000 unit.

Alasan dilakukannya tahap kedua mungkin tidak terlalu jelas. Bila jumlah pesanannya

berada di bawah kisaran jumlah yang akan memungkinkan perolehan potongan harga, jumlah di antara kisaran ini mungkin tetap akan menghasilkan biaya total terendah.

Gambar 52. Kurva Biaya Total untuk Model Quantity Discount

Sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 8.7. kurva biaya total dibagi . menjadi tiga kurva biaya total. Ada kurva biaya total untuk potongan harga yang pertama (0<.999), yang kedua

(1.000<.Q<_1.999), dan yang ketiga (2.000<.Q). Lihat kurva biaya total (Tc) untuk potongan

harga 2. Q* untuk potongan harga 2 kurang dari kisaran potongan harga yang boleh diberikan, yaitu dari 1.000 sampai dengan 1.999 unit. Seperti yang terlihat pada gambar, jumlah pesanan terendah yang dapat diberikan potongan harga pada kisaran tersebut, 1.000 unit, merupakan jumlah yang meminimisasi biaya totalnya. Maka tahap kedua diperluka.n untuk memastikan bahwa kita tidak mengabaikan jumlah pesanan yang mungkin malah menghasilkan biaya minimal. Catat bahwa jumlah pesanan yang dihitung pada tahap 1 lebih besar dari kisaran yang akan memungkinkan perolehan potongan harga dapat diabaikan.

Tahap 3. Dengan menggunakan persamaan biaya total di atas, hitung biaya total untuk setiap Q* yang ditetapkan pada tahap 1 dan 2. Bila harus menyesuaikan Q* ke atas karena Q* tadinya berada di bawah kisaran jumlah, pastikan bahwa menggunakan nilai Q* yang telah disesuaikan.

Tahap 4. Pilih Q* yang biaya totalnya paling rendah seperti telah dihitung di tahap 3. Q* dengan biaya total terendah ini merupakan jumlah pesanan yang meminimkan biaya persediaan total.

G. MODEL PROBABILITAS DENGAN LEAD TIME YANG KONSTAN

Semua model persediaan yang telah dibahas sejauh ini membuat asumsi bahwa permintaan

untuk sebuah produk bersifat sama dan konstan. Model persediaan berikut ini dipakai bila

permintaan produk tidak diketahui dan dapat dispesifikasi lewat distribusi probabilitas. Jenis model seperti ini disebut model probabilitas. Perhatian penting manajemen adalah mempertahankan tingkat pemenuhan permintaan di tengah ketidakpastian permintaan. Tingkat pemenuhan permintaan ini bersifat komplementer terhadap probabilitas terjadinya kehabisan stok. Misalnya, bila probabilitas kehabisan stoknya adalah 0,05, maka tingkat pemenuhan permintaannyaadalah 0,95. Permintaan yang tidak pasti memperbesar kemungkinan terjadinya kehabisan stok. Satu metode untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kehabisan stok adalah dengan menahan unit tambahan di persediaan untuk menghindari kemungkinan itu. Hal ini meliputi penambahan jumlah unit stok pengaman

sebagai penyangga titik pemesanan ulang. Sebagaimana yang dibahas sebelumnya:

Titik pemesanan ulang = ROP = d x L

d = permintaan harlan

L = lead time pemesanan atau jumlah hari kerja yang diperlukan untuk mengirimkan pesanan.

Dimasukkannya stok pengaman (ss) ke dalam penghitungan menyebabkan perubahan persamaan menjadi:

ROP = d x L + ss

Jumlah stok pengaman tergantung biaya terjadinya kehabisan stok dan biaya penyimpanan

persediaan tambahan.

Tujuannya adalah untuk menemukan stok pengaman yang meminimalisasi total penyimpanan persediaan tambahan dan biaya kehabisan stok persediaan tambahan total per tahun. Biaya

penyimpanan tahunan didapat dengan cara mengalikan penyimpanan dengan jumlah unit yang ditambahkan ke ROP baru.

Biaya kehabisan stok lebih sulit dihitung. Untuk setiap tingkat stok pengaman, biaya kehabisan stoknya sebesar biaya yang diharapkan. Biaya yang diharapkan dapat dihitung dengan mengalikan jumlah kekurangan bingkai dengan probabilitas, dikalikan lagi dengan biaa kehabisan stok, lalu dengan jumlah berapa kali dapat terjadi kehabisan stok (atau jumlah pemesanan per tahun).

Kemudian, tambahkan biaya kehabisan stok untuk setiap tingkat kehabisan stok yang mungkin untuk ROP tertentu.

Bila untuk menentukan biaya terjadinya kehabisan stok sulit atau tidak mungkin, seorang manajer dapat memutuskan untuk mengikuti kebijakan menjaga stok pengaman di tangan

secukupnya agar dapat mencapai tingkat pemenuhan permintaan komsumen yang ditetapkan. Misalnya, Gambar 53. menunjukkan penggunaan stok pengaman pada saat permintaannya penuh kemungkinan-kemungkinan. Stok pengaman di Gambar 8.8 adalah 16,5, dan titik pemesanan kembali juga dinaikkan sebesar 16,5.

Gambar 53. Permintaan Probabilitas

Manajer mungkin ingin mendefinisikan level pelayanan hingga dapat memenuhi 95% demand

(atau sebaliknya, mengalami kehabisan stok hanya 5% dari waktu). Dengan asumsi demand selama

lead time (periode pemesanan ulang) mengikuti kurva normal, hanya rata-rata (mean) dan standar deviasi yang diperlukan untuk mendefinisikan persyaratan persediaan untuk berbagai level

pelayanan. Data penjualan biasanya cukup yntuk menghitung rata-rata dan standar deviasi. Dalam contoh berikut digunakan kurva normal dengan mean (μ) yang diketahui dan standar deviasi (σ) untuk menentukan titik pemesanan ulang dan stok pegaman yang dibutuhkan untuk level pelayanan 95%, menggunakan rumus berikut:

ROP = demand yang diharapkan selama lead time + Zσ

Dengan

 Z = jumlah standar deviasi

σ = standar deviasi lead time demand

Jika tidak ada data mengenai lead time demand dan standar deviasi, maka persamaan tersebut tidak dapat digunakan dan harus ditentukan jika: (a) demand adalah variabel dan lead time adalah konstanta; atau (b) baik demand atau lead time adalah variabel. Untuk masing-masing situasi menggunakan rumus yang berbeda.

(a)    jika hanya demand yang variabel, maka ROP = rata-rata demand harian x lead time dalam satuan hari + Zσ_dLT, dengan σ_dLT= standar deviasi demand per hari = _d

(b)   jika hanya demand yang variabel, maka ROP = demand harian x rata-rata lead time dalam satuan hari + Zdσ_dLT

(c)    jika keduanya variabel maka

ROP = Demand Haria Rata-rata   Lead Time Rata-rata  Z(Lead TimeRata –rata σ²_d + d² σ²_LT)

H. SISTEM PERIODE TETAP

Model persediaan yang dibahas pada makalah ini termasuk ke dalam kelompok model yang disebut sistem periode tetap. Dalam arti, jumlah tetap yang sama ditambahkan ke dalam persediaan setiap kali dilakukan pemesanan. Pemesanan sering dipicu oleh terjadinya titik pemesanan yang bisa terjadi kapan saja. Pada sistem periode tetap, persediaan dipesan di akhir periode tertentu. Setelah itu, baru persediaan yang ada dihitung. Yang dipesan hanya sebesar jumlah yang

diperlukan untuk menaikkan persediaan sampai ke tingkat target tertentu. Gambar 8

mengilustrasikan konsep ini.

Keuntungan sistem periode tetap adalah bahwa tidak ada penghitungan fisik atas unit yang dimasukkan ke persediaan setelah ada unit yang diambil—penghitungan hanya terjadi bila tibawaktunya untuk pengulasan yang berikutnya). Prosedur ini juga secara administratif lebih memudahkan, terutama bila pengendalian persediaan hanya merupakan salah satu tugas karyawan. Sistem periode-tetap sesuai untuk perusahaan yang secara rutin mengunjungi konsumen (dalam arti kunjungan dilakukan dengan interval waktu yang tetap) untuk menerima pesanan baru atau untuk pembeli yang ingin menggabungkan pesanannya agar biaya pemesanan dan pengangkutan bisa dikurangi (dengan demikian, mereka akan mempunyai periode pengulasan yang sama untuk butir persediaan yang serupa).

Kerugian diterapkannya sistem ini adalah bahwa karena tidak ada segunung persediaan pada masa periode pengulasan, tidak mungkin bagi perusahaan untuk mengalami kehabisan stok pada periode itu. Skenario ini mungkin terjadi bila suatu pesanan dalam jumlah besar menarik tingkat persediaan ke bavvah sampai tingkat nol segera setelah dilakukan pemesanan. Maka, harus dipertahankan tingkat persediaan pengaman yang lebih besar (dibandingkan yang dianjurkan sistem jumlah tetap) agar dapat melindungi perusahaan dari keadaan kehabisan stok selama waktu lowong antara waktu pengulasan dengan lead time.

Gambar 54. Tingkat Ketersediaan dalam Periode Tetap

Berbagai jumlah dipesan berdasarkan jumlah yang diperlukan untuk menaikkan persediaan

sampai ke batasan target (tlngkaf persediaan yang diinginkan).

RANGKUMAN

Persediaan adalah suatu produk yang dicadangkan untuk mencukupi kebutuhan dalam kondisi tertentu. Tujuannya adalah untuk merencanakan dan mengenadlikan tingkat persediaan agar dapat melayani kebutuhan atau permintaan dari waktu kewaktu serta dapat meminimumkan biaya total perusahaan. Bagi perusahaan, persediaan mencerminkan investasi besar. Investasi ini sering lebih besar dari pada yang seharusnya karena bagi perusahaan lebih mudah untuk memiliki persediaan”Just in case” daripada persediaan “just in time”. Persediaan terdiri dari empat jenis :

1.      Bahan mentah dan komponen-komponen yang dibeli.

2.      Barang dalam proses (Work-In-Proses-WIP)

3.      Pemeliharaan, perbaikan, dan operasi

4.      Barang jadi

DAFTAR PUSTAKA

Benton W.C.& Michael Maloni. (2005). “The Influence of Power Driven Buyer/Seller Relationships

on Supply Chain Satisfaction”. Journal of Operation Management Vol. 23. pp 1-12.

Djoko Soejoto. 2005. Global Manufacturing Management, Makalah kuliah umum pada Program

Pasca Sarjana Unibraw, tanggal 10 Mei 2005. Malang.

Eddy Herjanto, 2003. Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi Kedua Grasindo. Jakarta

Indrio Gitosudarmo, 2002. Manajemen Operasi. BPFE-Yogyakarta

Indrajid, Richardus Eko & Richardus Djokopranoto. 2005. Starategi Manajemen Pemeblian dan

Supply Cahain, Pendekatan Manajemen Terkini, Untuk Menghadapi Persaingan Global.

Grasindo Indonesia, Jakarta.

Indrajid, Richardus Eko & Richardus Djokopranoto. 2002. Konsep Supply Chain, Cara Baru

Memandang Mata Tantai Persediaan. Widiasarana Indonesia, Jakarta,

Heizer. J & Render B, 2004. Operations Management, Seventh Edition (IE) Prentice Hall. USA.

Hani Handoko, 2005. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. BPFE-Yogyakarta

Krawjeski, Lee J. & Larry P. Ritzman. 2002, Operation Managemen Strategi Analysis, Sixth Edition,

Prentice Hall, New Jersey.

Lalu Sumayang, 2003. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi, Salemba Empat. Jakarta

Lambert, D.M. & Harrington, T.C. (1990), “Measuring nonresponse in customer service mail

surveys”. Journal of Business Logistics; Vol.11 no.2; pages 5-25.

Munjiati Munawaraoh, dkk,. 2004. Manajemen Operasi. Unit Penerbiatan Fakultas Ekonomi. (UPFEUMY)

Yogyakarta.

Manahan P. Tampubolon, 2004. Manajemen Opersional (Operations Management), Ghalia

Indonesia. Jakarta

Stank, T.P.; Keller, S. & Daugherty, P.J. (2000), “Supply chain collaboration and logistical service

performance”, Journal of Business Logistics, Vol.22 no.1, pp. 29-48.

Tracey & Vonderembse. (2004). “Building Supply Chain : A Key To Enhancing Manufacturing

Performance”. Journal of Business Mid-American, Vol.15. pp 10-20.